Статусы проектов и способы их изменения
У каждого проекта есть статус, который показывает текущее состояние дел. Статус виден в списке проектов, в карточке проекта и в форме списка заданий - это позволяет быстро оценить, как идут дел а по всем проектам.
В этой статье описано, какие бывают статусы и какими способами их можно изменить.
Какие бывают статусы
Проект может находиться в одном из семи статусов:
| Статус | Цвет | Когда использовать |
|---|---|---|
| Не начат | Серый | Проект создан, работа еще не началась. Устанавливается автоматически при создании проекта |
| По плану | Зеленый | Все идет по плану, проблем нет |
| Под угрозой | Оранжевый | Есть риски, которые требуют внимания |
| Отстает | Красный | Проект отстает от графика |
| Пауза | Синий | Работы временно приостановлены |
| Завершено | Темно-зеленый | Проект выполнен |
| Отменено | Темно-серый | Проект отменен |
Статусы "Под угрозой", "Отстает", "Пауза" и "Отменено" считаются проблемными. При установке проблемного статуса система требует указать причину - в виде комментария или текста обзора.
Три способа изменить статус
Статус проекта можно изменить тремя способами. Каждый подходит для своей ситуации.
Способ 1: Быстрая смена из карточки проекта
Где: карточка проекта, кнопка со статусом в шапке формы
Когда использовать: нужно быстро обновить статус, не покидая карточку проекта.
Как работает:
- Откройте карточку проекта
- Нажмите на кнопку с текущим статусом - она расположена в шапке формы и окрашена в цвет статуса
- В открывшейся форме выберите новый статус из выпадающего списка
- При необходимости укажите комментарий (для проблемных статусов - обязательно)
- Нажмите "Установить"
Статус обновится, а в истории появится запись с указанием времени, автора и комментария.
Способ 2: Быстрая смена из формы списка заданий
Где: форма списка заданий, кнопка со статусом проекта
Когда использовать: вы работаете с заданиями проекта и хотите обновить статус, не открывая карточку проекта.
Как работает:
- Откройте форму списка заданий
- Выберите нужный проект в списке проектов
- Нажмите на кнопку со статусом проекта - она расположена рядом с названием проекта и окрашена в цвет статуса
- В открывшейся форме выберите новый статус
- При необходимости укажите комментарий (для проблемных статусов - обязательно)
- Нажмите "Установить"
Этот способ удобен тем, что позволяет менять статус проекта, не прерывая работу с заданиями.
Способ 3: Через документ "Обзор проекта"
Где: карточка проекта, вкладка "Обзоры", кнопка "Создать обзор"
Когда использовать: нужно не просто обновить статус, а зафиксировать развернутое описание состояния проекта - итоги периода, возникшие проблемы, план действий.
Как работает:
- Откройте карточку проекта, перейдите на вкладку "Обзоры"
- Нажмите кнопку "Создать обзор"
- В форме обзора заполните:
- Статус - выберите текущее состояние проекта
- Тема - краткий заголовок (например: "Итоги марта")
- Текст - подробное описание ситуации (для проблемных статусов - обязательно)
- Сохраните как черновик или сразу нажмите "Опубликовать"
После публикации:
- Статус проекта обновится на указанный в обзоре
- Поля "Проект" и "Статус" заблокируются для редактирования
- Тему и текст можно будет отредактировать - при этом обзор получит пометку "изменено"
- Запись в истории будет содержать ссылку на документ обзора
Подробнее о работе с обзорами - в статье Обзоры проектов и статусы.
Сравнение способов
| Быстрая смена из карточки | Быстрая смена из списка заданий | Документ "Обзор проекта" | |
|---|---|---|---|
| Скорость | Быстро | Быстро | Требует времени |
| Комментарий | Краткий, необязательный* | Краткий, необязательный* | Развернутый текст |
| Документ | Не создается | Не создается | Создается |
| Ссылка в истории | Нет | Нет | Есть |
| Подходит для | Рутинных обновлений | Работы с заданиями | Еженедельных отчетов, фиксации проблем |
* Для проблемных статусов ("Под угрозой", "Отстает", "Пауза", "Отменено") комментарий обязателен.
Где виден статус проекта
Статус проекта отображается в нескольких местах:
- Список проектов - цветной индикатор рядом с названием проекта
- Карточка проекта - кнопка со статусом в шапке формы
- Форма списка заданий - кнопка со статусом выбранного проекта
- Вкладка "Обзоры" - хронологическая лента всех изменений статуса
История изменений статуса
Каждое изменение статуса фиксируется в истории, независимо от того, каким способом оно было сделано. Историю можно посмотреть на вкладке "Обзоры" в карточке проекта.
Для каждой записи в истории видно:
- Дату и время изменения
- Автора изменения
- Новый статус (с цветным бейджем)
- Комментарий (если был указан)
- Ссылку на документ обзора (если статус менялся через обзор)
Лента позволяет в любой момент восстановить хронологию: когда проект приостанавливался, когда возникали риски и как они разрешались.
При большом количестве записей лента показывает последние 20 изменений. Чтобы увидеть полную историю, нажмите ссылку "Показать все" внизу ленты.
Рекомендации
- Для еженедельных отчетов используйте документ "Обзор проекта" - это создает полноценный архив состояния проекта
- Для оперативных обновлений используйте быструю смену статуса - из карточки проекта или из списка заданий
- При проблемах всегда указывайте причину в комментарии или тексте обзора - это поможет при анализе истории проекта
- Не забывайте обновлять статус при изменении ситуации - актуальный статус помогает команде и руководству видеть реальную картину
Важно!
Описанный в статье функционал доступен в конфигурации «Управление IT-отделом» редакции 4.0.