Перейти к основному содержимому

Как учитывать оборудование, переданное сторонним организациям

Цель: Автоматизировать учет и контроль возврата IT-оборудования (мыши, ноутбуки и др.), временно переданного заказчикам или сторонним организациям.

Проблема, которую решаем: Оборудование, выданное заказчикам, не учитывается в стандартных системах (бухгалтерия и др.), легко теряется, а ответственность ложится на IT-специалиста.

Шаг 1: Активация "Складского учета клиентов"​

В разделе

Администрирование -> Настройки параметров учета -> Функциональность

Опция "Складской учет клиентов" должна быть включена.

01_КакУчитывать

Шаг 2: Создать контрагента​

Перейдите в справочник «Контрагенты». Найти или создать карточку нужной организации-заказчика (например, "СтройГигант"). В карточке контрагента установить параметр Тип учета: "Учет остатков".

02_КакУчитывать

Шаг 3: У контрагента добавить контактное лицо​

В контактные лица контрагента добавить сотрудника, который будет отвечать за переданное оборудование (Например: «Персин Иван Семенович»).

03_КакУчитывать

Шаг 4: Создать «Виртуальный Склад» для заказчика​

В справочнике «Места хранения», создайте новое место, указав имя идентичное названию контрагента. Организацией указать контрагента «СтройГигант».

04_КакУчитывать

Во вкладыши «Ответственные» закрепить сотрудника «Персин Иван Семенович», создав документ «Закрепление сотрудников».

05_КакУчитывать

Шаг 5: Передача оборудования заказчику (Документ «Перемещение»)​

Создайте и заполните Документ "Перемещение": - местом расхода указать собственную организацию и место хранения (откуда передается оборудование): - местом прихода организацию заказчика и ее «склад»; - заполнить табличную часть передаваемым оборудованием.

06_КакУчитывать

Шаг 6: Настройка автоматического напоминания о возврате​

А шаблонах заданий создаем шаблон.

  • тип: «Регламентное задание.

Заполняем важные поля:

  • наименование: «Забрать оборудование (СтройГигант)».
  • тема: «Учет оборудования у сторонних компаний».
  • текущий исполнитель: «Соколов Максим Игоревич», на кого будет назначено задание.
  • дату и время создания: открыв расписание у становим дату «28 августа 2025 г. 8:00» (мы знаем, что заказчик уезжает 29.08.25).

При необходимости можем заполнить и другие реквизиты: проект, сервис и т.д., для аналитики.

Проверив, что у шаблона включена «Активность», сохраняем его.

07_КакУчитывать

Шаг 7: Возврат оборудования и закрытие задачи.​

В 8:00 28.08.25 будет автоматически создано задание с темой «Забрать [мышь] у Персина И.С из СтройГигант». Которое увидит в своем списке Соколов М.И., т.к. он будет назначен исполнителем этого задания.

08_КакУчитывать

Забираем оборудование у заказчика. Создаем документ обратного перемещения от заказчика на свой склад. Переводим задание на этап выполнено. В шаблоне задания отключаем активность. Сам шаблон можно не удалять, мы можем его в будущем откорректировать и использовать в подобной ситуации.