Акт выполненных работ (АВР)

Акт выполненных работ (АВР)

Итоговый документ по оказанным услугам, который передается клиенту для подписания и оплаты. Формируется на основании одного или нескольких Нарядов на работы за отчетный период.

Обзор

АВР — финальный документ в цепочке услуг клиенту:

Задание клиента
   ↓
Наряд на работы (что и когда сделано)
   ↓
Акт выполненных работ (сколько клиент должен)
   ↓
Оплата от клиента

АВР решает три задачи:

• Подтверждение работ — клиент подписывает Акт, соглашаясь с объемом и качеством.
• Основание для оплаты — Акт входит в закрывающие документы бухгалтерии.
• Контроль оплаты — от Акта отслеживается сумма к получению и фактические оплаты.

Открытие документа

Раздел Проекты → Работы → Акты выполненных работ.

Форма документа

Табличная часть

Шапка

Реквизит	Назначение
Дата	Дата акта
Номер	Автоматический
Клиент	Контрагент, для которого составлен АВР
Договор	Договор с клиентом (для контроля лимитов)
Соглашение SLA	Соглашение об уровне обслуживания
Организация	Ваша организация — исполнитель работ
Период	За какой период выполнены работы
Сумма	Итоговая сумма к оплате (с НДС)

Табличная часть "Работы / Услуги"

Каждая строка — одна услуга из Наряда или сводная:

Колонка	Что содержит
Услуга	Из Каталога услуг
Количество	Часы / штуки / комплекты
Цена	Из Установки цен услуг
Сумма	Расчет
Ставка НДС	С учетом налогообложения организации
Сумма НДС	Расчет
Наряд-основание	Ссылка на исходный Наряд

Табличная часть "Нарядыоснования"

Список Нарядов, вошедших в этот АВР. Один АВР может объединять несколько Нарядов за период (например, все работы за месяц по одному клиенту).

Способы создания

На основании Задания (быстрый путь)

Подходит для простых работ, где не нужен промежуточный Наряд — клиент прислал заявку, вы ее выполнили и сразу выписали Акт.

Открываем проведенное Задание, выполняем "Создать на основании" → "Акт выполненных работ". В новый АВР переносятся Клиент, Организация, Соглашение SLA и услуги — из привязанного к Заданию SLA.

Важно

Если по Заданию уже создан Наряд, не создавайте Акт еще раз из Задания — будет двойной учет выручки. В этом случае создавайте Акт на основании Наряда (см. следующий раздел).

На основании Наряда (основной путь)

Стандартный поток "Задание → Наряд → Акт" — используется, когда работы выполнялись поэтапно и часы фиксировались в Наряде.

Открываем проведенный Наряд на работы, выполняем "Создать на основании" → "Акт выполненных работ". В новый АВР переносятся:

• Клиент, Организация, Договор, Соглашение SLA;
• Строки ТЧ "Работы" — все услуги с ценами и НДС;
• Ссылка на Наряд в ТЧ "Нарядыоснования".

На основании нескольких Нарядов (сводный АВР)

Из списка Нарядов выделяем несколько (для одного клиента за период), выполняем групповую команду "Создать сводный акт". В АВР попадут все услуги из выбранных Нарядов, объединенные по клиенту.

Самостоятельно

Из списка АВР создаем документ вручную, заполняем клиента и услуги. Используется редко — обычно всегда есть Задание или Наряд-основание.

Контроль оплаты

Доработка редакции 4.0. В АВР теперь фиксируется:

• Сумма к оплате — из ТЧ Работы;
• Оплачено — сумма полученных от клиента платежей (документ "Учет денежных средств" или входящий платеж);
• Остаток к оплате — разница;
• Статус оплаты — Не оплачено / Частично оплачено / Оплачено полностью / Просрочено.

Просроченные АВР подсвечиваются в списке — по ним можно строить отчет "Дебиторская задолженность по клиентам".

Регистрация оплаты

Когда клиент оплатил АВР, оплату фиксируем документом Учет денежных средств. Создается он прямо из АВР через "Создать на основании" → "Учет денежных средств" — данные о клиенте, сумме и АВР-основании подтягиваются автоматически.

После проведения "Учета денежных средств" сумма попадает в поле "Оплачено" соответствующего АВР, статус пересчитывается автоматически.

Печатные формы

Из проведенного АВР через меню "Печать" доступно 4 формы:

• Акт об оказании услуг — основной документ для клиента с итоговой суммой;
• Лист учета рабочего времени — форма ЛУРВ, заполненная по данным АВР (в редакции 3.1 был отдельным документом, в 4.0 — только печатная форма из АВР);
• Лист учета рабочего времени (пустой) — бланк ЛУРВ без данных, для заполнения от руки;
• Счет на оплату — счет клиенту на сумму АВР.

Наиболее часто используемые формы — "Акт об оказании услуг" и "Лист учета рабочего времени".

Что происходит при проведении

1. Данные записываются в регистр "Реализация услуг" (для аналитики по клиентам).
2. Формируются проводки в бухучете (при интеграции с "1С:Бухгалтерия" или подобной).
3. Статус оплаты устанавливается "Не оплачено".
4. АВР становится документом-основанием для входящих платежей клиента.

Что нового в редакции 4.0

• Печать и контроль оплаты АВР переработаны (задача трекера #51007) — исправлены унаследованные из старой редакции дефекты.
• Единая формула расчета сумм — общий модуль с Нарядом, Установкой цен и Продажей.
• Взаиморасчеты с контрагентами за услуги теперь пишутся только из АВР — из Наряда убрано дублирование (задача #48306).
• Ставка НДС учитывает налогообложение организации — правильная ставка проставляется автоматически.
• Оси местоположения в ограничениях доступа — уточнены RLS-правила для филиалов.
• Сводный АВР по нескольким Нарядам — теперь работает без ошибок с НДС и суммами.

Особенности

• Один Наряд — один АВР по умолчанию, но можно объединять несколько Нарядов в один АВР (сводный).
• Проведенный АВР — редактирование ограничено. Для правок отмените проведение, но это может нарушить связь с оплатами.
• Пересчет при изменении Наряда — если Наряд-основание изменился после формирования АВР, обновите АВР командой "Заполнить по нарядам".

Роли участников

• Оператор / бухгалтер — формирует АВР по итогам работы.
• Клиент — получает АВР, подписывает, оплачивает.
• Руководитель — контролирует дебиторку по отчету "Оплата АВР".

Связанные материалы

• Наряды на работы — основание для АВР
• Каталог услуг — источник услуг
• Установка цен услуг — источник цен
• Учет трудозатрат — общий обзор цепочки
• Соглашение SLA — определяет договор, тариф и цены АВР
• Учет денежных средств — регистрация оплаты от клиента

Важно!

Описанный в статье функционал доступен в конфигурации "Управление IT-отделом" редакции 4.0.