Документ «Задание»

Общий обзор

Документ Задание - это карточка конкретной заявки или задачи в системе. Его можно открыть из списка заданий двойным кликом по строке. В отличие от боковой панели деталей задания (которая показывает основную информацию справа от списка), сам документ открывается отдельным окном и содержит полный набор реквизитов, действий и связанных сущностей.

Документ состоит из:

• вкладок сверху: Основное, Взаимодействия, Мои заметки;
• набора подвкладок под панелью кнопок: Участники, Файлы, Чек-лист и других (состав зависит от настроек проекта);
• верхней панели кнопок с быстрыми действиями;
• центральной части с информацией по заданию (SLA, описание, переписка);
• боковой панели справа с проектами, SLA, реквизитами.

Разберём всё по порядку.

Верхняя панель кнопок

Слева направо:

1. Сохранить и закрыть - записывает все внесённые изменения и закрывает окно задания.

2. Записать (значок дискеты) - сохраняет изменения без закрытия документа.

3. В работу / Выполнено - кнопка смены статуса задания. Надпись меняется в зависимости от текущего статуса:

   • если задание уже выполнено - на кнопке будет В работу (по нажатию задание возвращается в работу);
   • если задание в работе - на кнопке будет Выполнено (по нажатию задание становится выполненным).

   Никаких других переходов эта кнопка не делает - только между этими двумя статусами.

4. Заполнить задание по шаблону (звёздочка с восклицанием) - открывает справочник Шаблоны заданий. Выбираете нужный шаблон - и поля задания заполняются автоматически по нему.

В справочнике можно создавать собственные шаблоны кнопкой Создать и группировать их кнопкой Создать группу.

5. Ассистент (зелёная искра) - вызов встроенного AI-ассистента (внешний искусственный интеллект с разными моделями нейросетей). На уровне документа задания у ассистента доступны два готовых сценария:

   • Исправить ошибки в описании - проверяет описание задания на грамматические и орфографические ошибки;
   • Заполнить теги - подбирает и проставляет теги для задания по содержимому темы и описания.

6. Отметить цветной кнопкой (булавка) - помечает задание цветной кнопкой (чёрной, синей, зелёной, красной или жёлтой). Удобно для визуальной сортировки в списке.

7. Трудозатраты (календарь с цифрой) - открывает окно для фиксации трудозатрат по заданию.

8. Печать - вывод задания на печать по выбранному шаблону.

9. Отчёты - выпадающий список отчётов, доступных по заданию.

Подвкладки

Под верхней панелью кнопок есть набор раскрывающихся подвкладок: Участники, Файлы, Чек-лист и другие. Их состав зависит от настроек проекта - в карточке проекта (вкладка Функционал) можно включать и отключать дополнительные подвкладки (например, Номенклатуру, Трудозатраты и другие).

Участники

Список пользователей, которые добавлены в задание как наблюдатели или соисполнители. Доступные действия:

• Добавить - добавить нового участника в задание;
• Удалить - убрать выделенного участника из списка;
• Покинуть задание (ссылка внизу окна) - убрать себя из участников.

Файлы

Список прикреплённых к заданию файлов. Доступны кнопки:

• Добавить - прикрепить файл (с выпадающим списком вариантов);
• Удалить (значок крестика);
• Просмотреть (значок глаза);
• Сохранить копию.

Ссылка Присоединённые файлы внизу открывает полный список присоединённых файлов в отдельном окне.

Чек-лист

Список пунктов чек-листа по заданию. В чек-лист можно прикреплять как задания, так и простой текст (галочки-пункты).

Чем чек-лист отличается от Подзадач

Чек-лист и блок Подзадачи (который виден в окне деталей справа от списка заданий) - это разные сущности:

• Подзадачи - это связанные задания, которые «знают» о своей связи с родительским заданием: в карточке самой подзадачи будет видно, к какому заданию она привязана.

• Чек-лист - это локальный список пунктов конкретного задания. Если в чек-листе прикреплено другое задание, оно у себя в карточке не показывает, что прикреплено к этому заданию.

То есть подзадачи - это полноценная иерархия заданий, а чек-лист - это рабочий список «что надо ещё сделать в рамках этого задания».

Доступные действия:

• Добавить - добавить пункт в чек-лист;
• Удалить (крестик);
• Стрелки вверх/вниз - изменить порядок пунктов;
• Кнопка справа - добавить пункт как связанное задание.

Вкладка «Основное»

На вкладке Основное расположена центральная часть документа: блок SLA, описание задания и переписка.

Блок SLA в шапке задания

В верхней части под заголовком расположен блок с информацией по SLA-соглашению.

• Проект SLA - проект, к которому привязано SLA-соглашение;
• Услуга - выбранная услуга по соглашению (например, Помощь по телефону);
• Приоритет - уровень приоритета задания (например, Средний (4));
• Соглашение - конкретное SLA-соглашение и дата его действия.

Ниже идут две зелёные плашки:

• Время реакции - сколько времени прошло с момента создания задания до первого ответа исполнителя. Статусы: Ожидание (ещё не отреагировали), Выполнено (исполнитель отреагировал в срок), при превышении - Просрочено.
• Время выполнения - сколько времени прошло с момента создания задания до его выполнения. Статусы аналогичные.

Описание

Подробное описание задания. Чтобы отредактировать, нажмите на значок карандаша справа от заголовка блока.

Переписка

Вся история сообщений по заданию: создание, добавленные комментарии, ответы инициатору. Под перепиской есть кнопки:

• Добавить - написать новое сообщение в переписку (это сообщение увидит инициатор и все участники задания);
• Обновить - обновить список сообщений, если кто-то написал в задание, пока окно открыто.

Боковая панель справа

Справа от центральной части расположена панель с реквизитами задания, разбитая на три раскрывающихся блока.

Блок «Проекты»

Список проектов, к которым привязано задание, с указанием текущего раздела в каждом из них (например, Задания из писем • Выполнение). По крестику рядом с разделом можно убрать задание из проекта. Кнопка + Добавить под списком привязывает задание к ещё одному проекту.

Блок «SLA»

Подробная информация по SLA-соглашению:

• Организация - своя организация;
• Услуга SLA - конкретная услуга;
• Тип процесса - например, Запрос на обслуживание;
• Приоритет - приоритет задания;
• SLA - ссылка на действующее соглашение.

Под полями расположены три кнопки управления SLA:

• ⏸ (пауза) - вручную ставит SLA на паузу с указанием причины.
• ▶ (возобновить) - снимает паузу и возобновляет отсчёт SLA.
• ⓘ (информация) - открывает отчёт по SLA с детальной информацией.

Блок «Реквизиты»

Основные реквизиты задания:

• Инициатор - кто создал задание;
• Исполнитель - кто его выполняет;
• Теги - можно выбрать из справочника или создать новые;

• Клиент - для кого выполняется задание;
• Дедлайн - крайний срок выполнения;
• Организация - своя организация;
• Ответственный - ответственный сотрудник;
• Приоритет - приоритет задания.

В самом низу блока расположена кнопка + Добавить, которая позволяет добавить в боковую панель дополнительные поля.

Обратите внимание

Меню + Добавить в реквизитах - это общая настройка: добавленные поля будут видны всем пользователям, кто откроет этот документ задания.

В меню доступны:

• простые поля: Подразделение, Склад, Спринт, Вес, Оценка Agile, Учётная запись;
• подменю Списки:
  • Файл
  • Тег
  • Подзадание
  • Решение
  • Зависимость
  • Трудозатраты
  • Номенклатура;
• подменю Дополнительные реквизиты - реквизиты, настроенные администратором в разделе Администрирование → Общие настройки → Дополнительные реквизиты и сведения (например, Комментарий, Общий Вес, Плановая длительность).

Вкладка «Взаимодействия»

На вкладке Взаимодействия собраны все взаимодействия, связанные с заданием: письма, телефонные звонки, SMS, встречи и запланированные взаимодействия. Можно создавать новые взаимодействия кнопкой Создать и фильтровать список по типу и статусу.

Вкладка «Мои заметки»

На вкладке Мои заметки можно вести персональные заметки по заданию.

---

Важно!

Описанный в статье функционал доступен в конфигурации «Управление IT-отделом» редакции 4.0.