Перейти к основному содержимому

Введение подсистемы GTD

Getting Things Done, GTD

(в переводе с англ. — «доведение дел до завершения», однако чаще и неправильно — как привести дела в порядок) — методика повышения личной эффективности, созданная Дэвидом Алленом и описанная им в одноименной книге подробнее. GTD основана на принципе, гласящем, что человек должен освободить свой разум от запоминания текущих задач (бывают исключения в случаях, когда несколько задач по разным проектам взаимосвязаны), перенеся сами задачи и напоминания о них на внешний носитель (неважно, куда: бумага, компьютер). Таким образом, мозг человека, освобождается от лишней информации, от того, что должно быть сделано, а это позволяет сконцентрироваться на выполнении самих задач, которые должны быть четко определены и сформулированы заранее. Грубо говоря GTD - это конвейер дел, где вся рутина уходит в механику и мы не задумываемся о «ненужных делах», которые на данный момент не важны, а работаем исключительно с делами насущными. Кроме того, GTD - это целая система использую которую нам становится легче работать и жить. Многие используют эту систему не только в работе, но и в личной жизни.

Так, а в чем разница между GTD и просто списком дел?​

Разница огромна! Список дел - это простой список, а GTD - это целая система. В списке мы обычно фиксируем только самые важные дела, иногда цели, а менее значительные, мелкие задачи не записываем. И очень зря. Часто мы упускаем мелочи, которые влияют на результат и на выполнение целого проекта в целом. Часто забываем о чем-то очень важном, пока важное не напомнит о себе в самый неподходящий момент. В GTD все, что нужно сделать фиксируется и продумывается заранее.

А мне подойдет, я ведь простой руководитель/администратор/техник и т.д.?​

Можно с уверенностью сказать, что подойдет! GTD актуальна для людей разного возраста, профессий и социального положения. Вы не исключение.

Что конкретно я получу, если буду использовать GTD?​

Вы ничего не упустите из виду. Любая мелочь должна быть зафиксирована, а раз так, то вы получаете систему, где есть все. Получите систему, где следующее действие, будет выбрано быстро и правильно. Вы станете более продуктивным, а не просто больше успевающим. Это разные вещи. Вы избавитесь от стресса. Конечно, полностью избавиться не удастся, но то, что у Вас перед сном не будет мыслей вида: "Ой, как же я мог это забыть!..." - это гарантируется. Научитесь и полюбите планировать свою жизнь вместо того, чтобы позволять это делать обстоятельствам или другим людям, которые за вас решают, как Вам жить и какие жизненные цели иметь. Получите полный контроль над проектами. Научитесь концентрироваться на результате. И это не мало...

Отлично. Что мне сделать, чтобы так работать?​

Как таковых строгих мантр и правил нет. Но есть основные принципы, которым необходимо следовать. Давайте перечислим их:

  1. Собирайте информацию и фиксируйте все, что может понадобиться. Записывайте ВСЕ задачи, идеи, повторяющиеся дела (ниже мы приведем, что для этого есть в нашем решении). При этом список этих дел всегда должен быть под рукой, чтобы вы не могли сказать: «Добавлю это позже». Даже самое маленькое и незначительное дело нужно записывать, если вы не делаете его прямо сейчас. Это действие забирает больше времени, но за то, Ваш мозг попадает в ловушку, того, что все записано и он уже не реагирует на то, не забыл ли я что-то.
  2. Пишите подробно и с пояснениями. Дела вида «Подготовить проект автоматизации» - это не дело - это цель. Когда вы будете ее выполнять, то будете долго и упорно вспоминать, что же нужно сделать. Разбивайте большие дела на конкретные действия, которые необходимо выполнить (обсудить с руководством список участников проекта, скачать и установить последние обновления для конфигурации "Конвертация", создать правила обмена (справочники, документы, константы и т.д.). Задачи должны быть сформулированы точно и при прочтении должно быть точно известно, что надо делать. В обычном списке задач часто люди тратят даже больше времени на расшифровку, чем непосредственно на выполнение дела. Если можете делегировать дело - делегируйте, но запишите, о том, когда надо проконтролировать выполнение (если надо).
  3. Правильно определяйте приоритеты. Для каждого элемента в списке укажите конкретный срок. По сути, это работа и со списком, и с календарём. На этом этапе у Вас должна появиться уверенность, что точно ни о чём не забудете и все подготовили.
  4. Актуализируйте списки. Списки дел быстро устаревают: что-то становится неактуальным, что-то переносится на будущее, а что-то выполняется. Система должна работать вместе с Вами. Поэтому следите, чтобы у Вас всегда был список конкретных действий и Вы могли приступить к работе без промедления.
  5. Действуйте. Когда всё организовано, можно приступать к выполнению задуманного. Выберите дело из нужной категории, посмотрите, какие конкретные действия от Вас требуются и работайте. Так Вы сможете реализовать большие проекты.
  6. Это должна быть системная работа. Любая система продуктивности не будет работать, если применять ее бессистемно. Не забывайте все фиксировать и не ленитесь. Чтобы получить максимальную отдачу, настраивайте все под себя и всё получится. И да, никакая, даже самая лучшая система не выполнит все дела за Вас. Работа со списками — это хорошо, но не забывайте действовать. GTD — это инструмент, который помогает Вам избавиться от стресса и ничего не забывать. Но как распорядитесь своим временем, зависит от Вас.