Документы и их роль

В учете выполненных работ участвуют четыре основных документа. Каждый отвечает за свой слой и пишет движения только в «свои» регистры — это позволяет видеть план/факт, маржу и оплаты, не путаясь между управленческими и финансовыми данными.

Задание

Слой: управленческий (бизнес-задача).

Задание описывает, что надо сделать: тема, инициатор, клиент, нормативы SLA, исполнитель, дедлайн. Это карточка обращения, а не движение по регистрам.

Задание само по себе не создает ни выручки, ни дебиторки — оно служит источником для Наряда и Акта.

Ключевые поля:

• Клиент — внешний контрагент (если используется ФункциональностьКлиенты).
• Инициатор — кто конкретно поставил задачу (контактное лицо клиента или собственный сотрудник).
• Текущий исполнитель — кто делает.
• Услуга SLA (через регистр Реквизиты SLA) — какую услугу будут оказывать.
• Норматив реакции / выполнения — сроки SLA.

Наряд на работы

Слой: управленческий (фиксация выработки).

Наряд отвечает на вопрос: что и за сколько было сделано. В табличной части «Работы» — список услуг с количеством, ценой и исполнителем. Дополнительно в табличной части «Номенклатура» — оборудование, использованное при работе (декларативно — без списания со склада).

При проведении Наряд пишет движения только в один регистр — Работы (управленческая выработка). Это позволяет считать загрузку сотрудников и маржу проекта.

Заметка

Наряд не создает дебиторку и не пишет складские движения. Деньги по нарядам не «зарабатываются» — это случается в Акте выполненных работ. Списание оборудования делается отдельными документами Продажа / Списание / Перемещение, которые можно создавать «на основании» Наряда.

Акт выполненных работ (АВР)

Слой: финансовый.

Акт — это счет и подтверждение оказания услуг перед клиентом. В табличной части «Услуги» — строки за конкретный период (обычно месяц), с суммами, НДС и итогом.

При проведении Акт пишет движения в три регистра:

• Взаиморасчеты с контрагентами — увеличение долга клиента (дебиторка).
• Оплата документов — фиксация «выставлен счет».
• Источники в актах выполненных работ — техническая связка с нарядами/заданиями (защита от двойного выставления одного и того же наряда).

Предупреждение

Движения в финансовые регистры пишутся только если в шапке Акта стоит флаг «Контроль оплаты». Без этого флага документ проводится, но дебиторка и счет не фиксируются — формально Акт «пустой» в учете денег.

Источник строк (колонка Источник в табличной части «Услуги»):

• Наряд на работы — строка создана на основании наряда. Защита 1-к-1: один наряд не может быть включен в два проведенных акта.
• Задание — строка создана напрямую от задания, минуя наряд. Применимо для предоплаты / абонента. Та же защита 1-к-1.
• Пусто — строка введена вручную (свободная позиция).

Учет денежных средств (УДС)

Слой: финансовый.

УДС — это деньги от клиента. В шапке указывается оплачиваемый документ — Акт или Продажа. При проведении УДС:

• закрывает долг (расход в Взаиморасчетах с контрагентами);
• фиксирует факт оплаты (расход в Оплате документов).

Один УДС закрывает один документ-источник. Если клиент оплатил несколько актов одной суммой — оформляется несколько УДС.

Карта регистров

Регистр	Кто пишет	Что хранит
Работы	Наряд на работы	Управленческая выработка: какой исполнитель, услуга, количество, сумма
Взаиморасчеты с контрагентами (приход)	АВР, Продажа	Увеличение долга клиента
Взаиморасчеты с контрагентами (расход)	УДС	Закрытие долга
Оплата документов (приход)	АВР, Продажа	Выставлен счет / акт
Оплата документов (расход)	УДС	Оплачено
Источники в актах выполненных работ	АВР	Связка «наряд/задание → акт» (защита 1-к-1)

См. также: Откуда берется цена, АВР для внутренних работ.

Важно!

Описанный в статье функционал доступен в конфигурации «Управление IT-отделом» редакции 4.0.